Business Letters in English
Business letters are formal paper communications between, to or from businesses and usually sent through the Post Office or sometimes by courier. Business letters are sometimes called “snail-mail” (in contrast to email which is faster). This lesson concentrates on business letters but also looks at other business correspondence. It includes:
letter
memo
fax
email
Who writes Business Letters?
Most people who have an occupation have to write business letters. Some write many letters each day and others only write a few letters over the course of a career. Business people also read letters on a daily basis. Letters are written from a person/group, known as the sender to a person/group, known in business as the recipient. Here are some examples of senders and recipients:
business «» business
business «» consumer
job applicant «» company
citizen «» government official
employer «» employee
staff member «» staff member
Why write Business Letters?
There are many reasons why you may need to write business letters or other correspondence:
to persuade
to inform
to request
to express thanks
to remind
to recommend
to apologize
to congratulate
to reject a proposal or offer
to introduce a person or policy
to invite or welcome
to follow up
to formalize decisions
Business Letter Vocabulary
attachment extra document or image that is added to an email
block format most common business letter format, single spaced, all paragraphs begin at the left margin
body the content of the letter; between the salutation and signature
bullets small dark dots used to set off items in an unnumbered list
certified mail important letters that sender pays extra postage for in order to receive a notice of receipt
coherent logical; easy to understand
concise gets to the point quickly
confidential, personal private
diplomacy, diplomatic demonstrating consideration and kindness
direct mail, junk mail marketing letters addressed to a large audience
double space format where one blank line is left between lines of text
enclosure extra document or image included with a letter
formal uses set formatting and business language, opposite of casual
format the set up or organization of a document
heading a word or phrase that indicates what the text below will be about
indent extra spaces (usually 5) at the beginning of a paragraph
informal casual
inside address recipient’s mailing information
justified margins straight and even text, always begins at the same place
letterhead specialized paper with a (company) logo or name printed at the top
logo symbol or image that identifies a specific organization
margin a blank space that borders the edge of the text
memorandum (memo) document sent within a company (internal), presented in short form
modified block format left justified as block format, but date and closing are centered
on arrival notation notice to recipient that appears on an envelope (e.g. “confidential”)
postage the cost of sending a letter through the Post Office
proofread read through a finished document to check for mistakes
punctuation marks used within or after sentences and phrases (e.g. periods, commas)
reader-friendly easy to read
recipient the person who receives the letter
right ragged format in which text on the right side of the document ends at slightly different points (not justified)
salutation greeting in a letter (e.g. “Dear Mr Jones”)
sensitive information content in a letter that may cause the receiver to feel upset
semi-block format paragraphs are indented, not left-justified
sincerely term used before a name when formally closing a letter
single spaced format where no blanks lines are left in-between lines of text
spacing blank area between words or lines of text
tone the feeling of the language (e.g. serious, enthusiastic)
transitions words or phrases used to make a letter flow naturally (e.g. “furthermore”, “on the other hand”)
There are certain standards for formatting a business letter, though some variations are acceptable (for example between European and North American business letters). Here are some basic guidelines:
Use A4 (European) or 8.5 x 11 inch (North American) paper or letterhead
Use 2.5 cm or 1 inch margins on all four sides
Use a simple font such as Times New Roman or Arial
Use 10 to 12 point font
Use a comma after the salutation (Dear Mr Bond,)
Lay out the letter so that it fits the paper appropriately
Single space within paragraphs
Double space between paragraphs
Double space between last sentence and closing (Sincerely, Best wishes)
Leave three to fives spaces for a handwritten signature
cc: (meaning “copies to”) comes after the typed name (if necessary)
enc: (meaning “enclosure”) comes next (if necessary)
Fold in three (horizontally) before placing in the envelope
Use right ragged formatting (not justified on right side)
Formatting Business Letters
Block format is the most common format used in business today. With this format, nothing is centred. The sender’s address, the recipient’s address, the date and all new paragraphs begin at the left margin, like this:
Wicked Wax Co. Ltd
22 Charlton Way
London, SE10 8QY
5th December, 2006
Ms. Maggie Jones
Angel Cosmetics Inc.
110 East 25th Street
New York, NY, 10021
USA
Your ref: 123
Our ref: abc
Dear Ms. Jones,
Forthcoming Exhibition
First paragraph…
Second paragraph…
Third paragraph…
Sincerely,
Morris Howard
Morris Howard, President
cc: Brian Waldorf
Enc: catalogue SENDER’S ADDRESS
may be printed company logo and address
DATE
RECIPIENT’S ADDRESS
RECIPIENT’S REFERENCE (IF ANY)
SENDER’S REFERENCE (IF ANY)
SALUTATION
SUBJECT
BODY OF LETTER
CLOSING
SIGNATURE (HAND-WRITTEN)
NAME, TITLE (TYPED)
COPY TO
ENCLOSURE
This are other, slightly different ways of formatting a business letter, where for example paragraphs are indented or the date is typed on the right hand side. You can see examples of these in the sample letters.
Formatting Envelopes for Business Letters
It is best to type an envelope for a business letter. Most word document programs contain an envelope labelling function to help you. All you need to do is indicate the size of envelope you are using and type the correct information in the appropriate fields, for example:
Sending company’s name and address
is sometimes printed here
Postage
stamp
Ms. Maggie Jones
Angel Cosmetics Inc.
110 East 25th Street
New York
NY 10021
USA
Formatting Business Memos
Memos are short internal business letters, sent to other staff within the same company. A memo (or memorandum) may also be posted somewhere inside a company for all to see. Memos are becoming less common as electronic mail becomes more common. In contrast to letters, memos do not usually contain salutations or closings, and may be typed or hand-written. The text portion of the memo is generally in block format. Memos should include “From”, “To”, “Date”, “Subject” and the message itself, like this:
[Company logo]
MEMORANDUM
From: [name or initials]
To: [name or initials]
Date:
Subject: [short description]
Message starts here…
often
with
bullet
points
Formatting Business Email
When using email in business, most of the guidelines for standard formatting in business letters apply. Here are a few differences:
Choose a subject line that is simple and straightforward. Refrain from using key words that might cause an email to go into another person’s trash box.
Repeat the subject line in the body of the email, beneath the salutation (as with a letter).
Use the “cc” address line to copy more than one person with your correspondence.
You can request a receipt for important letters. The system will automatically let you know when someone has opened your email.
Instead of a signature, include your typed name, and below it include your email address, business name and address, phone and fax number, and website if appropriate.
Remember that people often print out emails, so your own email address and the subject line would be lost if you had not included them in the body of the email.
Internal electronic mail may be formatted more like a memo than a formal letter.
Planning a Business Letter
A business letter is not a place for chit-chat. Unlike business conversations where a certain amount of small talk is used to break the ice, a business letter should be clear and concise. By taking time to plan your letter, you will save time in the writing and proofreading stages. During the planning stage, ask yourself a few simple questions. Jot down your answers to create an outline before you start writing.
Who am I writing this letter to?
Identifying your audience always comes first. Are you writing to more than one person, to someone you don’t know, or to someone you have known for a long time? This will help you determine how formal the letter needs to be. You may need to introduce yourself briefly in the letter if the recipient does not know you. You may also need to find out the updated address and title of the recipient. This is a good time to confirm the correct spelling of first and last names.
Why am I writing this letter?
The main reason for the letter should be understood from the subject line and first few sentences. You may cover more than one thing in one business letter, but there will almost always be a general reason for the letter. Identify your main goal and what you hope to accomplish.
Are there specific details I need to include?
Gather any dates, addresses, names, prices, times or other information that you may need to include before you write your letter. Double check details rather than relying on your memory.
Do I require a response?
Many types of business letter require a response. Others are written in response to a letter that has been received. Before you start writing, determine whether or not you require an action or response from the recipient. Your request or requirement should be very clear. In some cases you may even need to provide a deadline for a response. If you do require a response, how should the recipient contact you? Indicate this information clearly as well. You may want to provide more than one option, such as an email address and a phone number.
How can I organize my points logically?
Think about how you would organize your thoughts if you were speaking rather than writing to the recipient. First you would introduce yourself. Second you would state your concern or reason for writing. After the main content of your letter you would include information on how you can be contacted. The end of the letter is also a place to express gratitude, wish good-luck, or offer sympathy. Here is an example outline:
RECIPIENT
Karen Jacobson
Acquaintance (met twice before, briefly)
Title: President, The Flying Club
Address: 44 Windermere Drive, Waterloo, Ontario L1B 2C5
REASON
To invite a board member to remain on the board for a second term.
Other members suggested that she has enjoyed this position and has been thinking about staying on.
No other volunteers have come forward to take over at the end of September.
SPECIFIC DETAILS
If she decides to stay on she will need to be available for the national meeting on 5 November.
Board members who stay for two terms are sometimes asked to take on extra duties, such as taking minutes or hosting social events.
RESPONSE
She will need to respond by 1 September.
She can contact me by email or phone.
ORGANIZATION
Return address of our institution
Karen Jacobson’s title and address
Salutation: Dear Ms. Jacobson
First paragraph: Introduce myself briefly–remind Karen where we met before. Provide my reason for writing: “I have heard from a number of board members that you may be interested in staying on for a second term. We would be very pleased to have you stay on for another year.”
Second paragraph: Explain what type of commitment this position will involve this year (once a month meetings, national meeting, plus possible extra duties)
Third Paragraph: Provide deadline for response and how to contact me.
Closing: Express thanks to Karen for volunteering her time this year
Writing a Business Letter
The term “business letter” makes people nervous. Many people with English as a second language worry that their writing is not advanced enough for business writing. This is not the case. An effective letter in business uses short, simple sentences and straightforward vocabulary. The easier a letter is to read, the better. You will need to use smooth transitions so that your sentences do not appear too choppy.
Salutation
First and foremost, make sure that you spell the recipient’s name correctly. You should also confirm the gender and proper title. Use Ms. for women and Mr. for men. Use Mrs. if you are 100% sure that a woman is married. Under less formal circumstances, or after a long period of correspondence it may be acceptable to address a person by his or her first name. When you don’t know the name of a person and cannot find this information out you may write, “To Whom It May Concern”. It is standard to use a comma (colon in North America) after the salutation. It is also possible to use no punctuation mark at all. Here are some common ways to address the recipient:
Dear Mr Powell,
Dear Ms Mackenzie,
Dear Frederick Hanson:
Dear Editor-in-Chief:
Dear Valued Customer
Dear Sir or Madam:
Dear Madam
Dear Sir,
Dear Sirs
Gentlemen:
First paragraph
In most types of business letter it is common to use a friendly greeting in the first sentence of the letter. Here are some examples:
I hope you are enjoying a fine summer.
Thank you for your kind letter of January 5th.
I came across an ad for your company in The Star today.
It was a pleasure meeting you at the conference this month.
I appreciate your patience in waiting for a response.
After your short opening, state the main point of your letter in one or two sentences:
I’m writing to enquire about…
I’m interested in the job opening posted on your company website.
We’d like to invite you to a members only luncheon on April 5th.
Second and third paragraphs
Use a few short paragraphs to go into greater detail about your main point. If one paragraph is all you need, don’t write an extra paragraph just to make your letter look longer. If you are including sensitive material, such as rejecting an offer or informing an employee of a layoff period, embed this sentence in the second paragraph rather than opening with it. Here are some common ways to express unpleasant facts:
We regret to inform you…
It is with great sadness that we…
After careful consideration we have decided…
Final paragraph
Your last paragraph should include requests, reminders, and notes on enclosures. If necessary, your contact information should also be in this paragraph. Here are some common phrases used when closing a business letter:
I look forward to…
Please respond at your earliest convenience.
I should also remind you that the next board meeting is on February 5th.
For futher details…
If you require more information…
Thank you for taking this into consideration.
I appreciate any feedback you may have.
Enclosed you will find…
Feel free to contact me by phone or email.
Closing
Here are some common ways to close a letter. Use a comma between the closing and your handwritten name (or typed in an email). If you do not use a comma or colon in your salutation, leave out the comma after the closing phrase:
Yours truly,
Yours sincerely,
Sincerely,
Sincerely yours
Thank you,
Best wishes
All the best,
Best of luck
Warm regards,
Writing Tips
Use a conversational tone.
Ask direct questions.
Double-check gender and spelling of names.
Use active voice whenever possible.
Use polite modals (would in favour of will).
Always refer to yourself as “I”.
Don’t use “we” unless it is clear exactly who the pronoun refers to.
Rewrite any sentence or request that sounds vague.
Don’t forget to include the date. Day-Month-Year is conventional in many countries; however, to avoid confusion, write out the month instead of using numbers (e.g. July 5th, 2007)
in indonesia:
Bisnis Surat dalam bahasa Inggris
Surat bisnis adalah komunikasi formal antara kertas, ke atau dari usaha dan biasanya dikirim melalui Kantor Pos atau kadang-kadang melalui kurir. Surat bisnis kadang-kadang disebut “snail-mail” (berbeda dengan email yang lebih cepat). Pelajaran ini berkonsentrasi pada surat bisnis tetapi juga terlihat pada korespondensi bisnis lainnya. Ini mencakup:
surat
memo
faks
email
Siapa yang menulis Surat Bisnis?
Kebanyakan orang yang memiliki pekerjaan yang harus menulis surat bisnis. Beberapa menulis banyak surat setiap hari dan lain-lain hanya menulis beberapa huruf selama karir. Orang-orang bisnis juga membaca surat-surat setiap hari. Surat ditulis dari seseorang / kelompok, yang dikenal sebagai pengirim kepada seseorang / kelompok, yang dikenal dalam bisnis sebagai penerima. Berikut adalah beberapa contoh dari pengirim dan penerima:
bisnis «» bisnis
bisnis «» konsumen
pelamar pekerjaan «» perusahaan
warga «» pejabat pemerintah
majikan «» karyawan
Staf anggota «» anggota staf
Mengapa menulis Surat Bisnis?
Ada banyak alasan mengapa Anda mungkin perlu untuk menulis surat bisnis atau korespondensi lainnya:
membujuk
untuk menginformasikan
untuk meminta
untuk mengungkapkan terima kasih
untuk mengingatkan
untuk merekomendasikan
untuk meminta maaf
mengucapkan selamat
untuk menolak proposal atau tawaran
untuk memperkenalkan seseorang atau kebijakan
untuk mengundang atau menyambut
untuk menindaklanjuti
untuk meresmikan keputusan
Bisnis Surat Kosakata
lampiran dokumen tambahan atau gambar yang ditambahkan ke email
blok format bisnis Format surat yang paling umum, spasi tunggal, semua paragraf dimulai pada marjin kiri
tubuh isi surat tersebut, antara salam dan tanda tangan
peluru gelap titik-titik kecil yang digunakan untuk menonaktifkan item dalam daftar bernomor
bersertifikat surat surat penting bahwa pengirim membayar ongkos kirim tambahan dalam rangka untuk menerima pemberitahuan penerimaan
koheren logis, mudah dimengerti
singkat sampai ke titik dengan cepat
rahasia, pribadi pribadi
diplomasi pertimbangan, menunjukkan diplomatik dan kebaikan
direct mail, surat junk mail pemasaran ditujukan kepada audiens yang besar
spasi ganda format mana satu baris kosong yang tersisa antara baris teks
kandang ekstra dokumen atau gambar disertakan dengan surat
menggunakan formal yang mengatur format dan bahasa bisnis, kebalikan dari kasual
memformat set up atau organisasi dokumen
menuju sebuah kata atau frase yang menunjukkan apa teks di bawah ini akan menjadi sekitar
indent spasi ekstra (biasanya 5) pada awal paragraf
informal yang santai
informasi orang dalam mailing alamat penerima
margin dibenarkan teks lurus dan bahkan, selalu dimulai di tempat yang sama
kop surat kertas khusus dengan logo (perusahaan) atau nama tercetak di bagian atas
logo simbol atau gambar yang mengidentifikasi suatu organisasi tertentu
marjin ruang kosong yang berbatasan dengan tepi teks
memorandum (memo) dokumen yang dikirim dalam perusahaan (internal), yang disajikan dalam bentuk singkat
Format blok dimodifikasi tersisa dibenarkan sebagai format blok, tapi tanggal dan penutupan dipusatkan
pemberitahuan notasi kedatangan kepada penerima yang muncul pada amplop (misalnya “rahasia”)
ongkos kirim biaya pengiriman surat melalui Kantor Pos
mengoreksi membaca dokumen selesai untuk memeriksa kesalahan
tanda baca yang digunakan dalam atau setelah kalimat dan frase (periode misalnya, koma)
pembaca-ramah mudah dibaca
penerima orang yang menerima surat tersebut
tepat compang-camping format yang teks di sisi kanan dokumen berakhir pada titik-titik yang sedikit berbeda (tidak dibenarkan)
salam salam dalam surat (misalnya “Dear Mr Jones”)
informasi sensitif konten dalam sebuah surat yang dapat menyebabkan penerima merasa marah
semi-blok paragraf yang menjorok Format, tidak kiri-dibenarkan
tulus istilah yang digunakan sebelum nama ketika secara resmi menutup surat
spasi tunggal format mana ada garis kosong yang tersisa di antara baris teks
spasi kosong daerah antara kata-kata atau baris teks
nada perasaan bahasa (misalnya serius, antusias)
transisi kata atau frase yang digunakan untuk membuat aliran surat alami (misalnya “lanjut”, “di sisi lain”)
Ada standar tertentu untuk memformat surat bisnis, meskipun beberapa variasi yang dapat diterima (misalnya antara Eropa dan Amerika Utara surat bisnis). Berikut adalah beberapa pedoman dasar:
Gunakan A4 (Eropa) atau 8,5 x 11 inci (Amerika Utara) kertas atau kop surat
Gunakan 2,5 cm atau 1 inci margin di keempat sisi
Gunakan font sederhana seperti Times New Roman atau Arial
Gunakan 10 sampai 12 point font
Gunakan koma setelah salam (Dear Mr Bond,)
Lay out surat sehingga cocok kertas tepat
Satu ruang dalam paragraf
Ganda ruang antara paragraf
Ganda ruang antara kalimat terakhir dan penutupan (Hormat, Best wishes)
Tinggalkan tiga sampai ruang balita untuk tanda tangan
cc: (artinya “tembusan kepada”) muncul setelah nama diketik (jika perlu)
enc: (berarti “kandang”) datang berikutnya (jika perlu)
Lipat dalam tiga (horizontal) sebelum dimasukkan ke dalam amplop
Gunakan format compang-camping yang tepat (tidak dibenarkan di sisi kanan)
Memformat Surat Bisnis
Format blok adalah format yang paling umum digunakan dalam bisnis saat ini. Dengan format ini, tidak ada yang berpusat. Alamat pengirim, alamat penerima, tanggal, dan semua paragraf baru dimulai pada margin kiri, seperti ini:
Jahat Wax Co Ltd
22 Charlton Way
London, SE10 8QY
5 Desember 2006
Ms Maggie Jones
Malaikat Kosmetik Inc
110 East 25th Street
New York, NY, 10021
Amerika Serikat
Anda ref: 123
Kami ref: abc
Dear Ms Jones,
Pameran Mendatang
Paragraf pertama …
Paragraf kedua …
Paragraf ketiga …
Hormat kami,
Morris Howard
Morris Howard, Presiden
cc: Brian Waldorf
Enc: Katalog PENGIRIM’S ADDRESS
dapat dicetak logo perusahaan dan alamat
DATE
PENERIMA’S ADDRESS
PENERIMA’S REFERENSI (JIKA ADA)
PENGIRIM’S REFERENSI (JIKA ADA)
Salam
SUBJECT
BODY OF SURAT
PENUTUP
TANDA TANGAN (HAND-TERTULIS)
NAMA, JUDUL (diketik)
COPY TO
LAMPIRAN
Ini yang lain, cara yang sedikit berbeda dari format surat bisnis, di mana misalnya paragraf menjorok atau tanggal yang diketik di sisi kanan. Anda dapat melihat contoh ini dalam surat sampel.
Format Amplop Surat untuk Bisnis
Cara terbaik adalah untuk mengetik amplop untuk surat bisnis. Program kata yang paling dokumen mengandung fungsi label amplop untuk membantu Anda. Yang perlu Anda lakukan adalah menunjukkan ukuran amplop yang Anda gunakan dan ketik informasi yang benar dalam bidang yang sesuai, misalnya:
Mengirim nama perusahaan dan alamat
kadang-kadang dicetak di sini
Ongkos kirim
stempel
Ms Maggie Jones
Malaikat Kosmetik Inc
110 East 25th Street
New York
NY 10021
Amerika Serikat
Memformat Memo Bisnis
Memo adalah surat pendek bisnis internal, dikirim ke staf lain dalam perusahaan yang sama. Sebuah memo (atau memorandum) juga dapat diposting di suatu tempat di dalam perusahaan untuk semua untuk melihat. Memo menjadi kurang umum sebagai surat elektronik menjadi lebih umum. Berbeda dengan surat-surat, memo tidak biasanya berisi salam atau penutupan, dan dapat diketik atau ditulis tangan-. Bagian teks memo umumnya dalam format blok. Memo harus mencakup “Dari”, “To”, “Tanggal”, “Subject” dan pesan itu sendiri, seperti ini:
[Logo Perusahaan]
MEMORANDUM
Dari: [nama atau inisial]
Untuk: [nama atau inisial]
Tanggal:
Subyek: [deskripsi singkat]
Pesan dimulai di sini …
sering
dengan
peluru
poin
Format Bisnis Email
Bila menggunakan email dalam bisnis, sebagian besar pedoman format standar dalam surat bisnis berlaku. Berikut adalah beberapa perbedaan:
Pilih baris subjek yang sederhana dan mudah. Menahan diri dari menggunakan kata-kata kunci yang dapat menyebabkan email untuk masuk ke kotak sampah orang lain.
Ulangi baris subjek dalam tubuh email, di bawah salam (seperti dengan huruf a).
Gunakan “cc” baris alamat untuk menyalin lebih dari satu orang dengan korespondensi Anda.
Anda dapat meminta tanda terima surat penting. Sistem secara otomatis akan membiarkan Anda tahu ketika seseorang telah membuka email Anda.
Alih-alih tanda tangan, termasuk nama Anda mengetik, dan di bawahnya termasuk alamat email Anda, nama bisnis dan alamat, nomor telepon dan faks, dan website jika sesuai.
Ingatlah bahwa orang sering mencetak email, sehingga email Anda sendiri alamat dan baris subjek akan hilang jika Anda tidak termasuk mereka di badan email.
Surat elektronik internal dapat diformat lebih seperti memo dari surat resmi.
Perencanaan Surat Bisnis
Sebuah surat bisnis bukanlah tempat untuk chit-chat. Tidak seperti percakapan bisnis di mana sejumlah pembicaraan kecil digunakan untuk memecahkan es, surat bisnis harus jelas dan ringkas. Dengan meluangkan waktu untuk merencanakan surat Anda, Anda akan menghemat waktu pada tahap menulis dan proofreading. Selama tahap perencanaan, tanyakan pada diri Anda beberapa pertanyaan sederhana. Menuliskan jawaban Anda untuk membuat garis besar sebelum Anda mulai menulis.
Siapa aku menulis surat ini untuk?
Mengidentifikasi audiens Anda selalu datang pertama. Apakah Anda menulis untuk lebih dari satu orang, seseorang yang Anda tidak tahu, atau seseorang yang Anda kenal untuk waktu yang lama? Ini akan membantu Anda menentukan seberapa resmi surat itu perlu. Anda mungkin perlu untuk memperkenalkan diri secara singkat dalam surat jika penerima tidak tahu Anda. Anda juga mungkin perlu mencari tahu alamat diperbarui dan judul penerima. Ini adalah saat yang tepat untuk mengkonfirmasi ejaan yang benar dari nama pertama dan terakhir.
Mengapa saya menulis surat ini?
Alasan utama untuk surat tersebut harus dipahami dari baris subjek dan beberapa kalimat pertama. Anda dapat mencakup lebih dari satu hal dalam satu surat bisnis, tetapi akan ada hampir selalu menjadi alasan umum untuk surat itu. Mengidentifikasi tujuan utama Anda dan apa yang Anda capai.
Apakah ada rincian spesifik saya harus menyertakan?
Mengumpulkan setiap tanggal, alamat, nama, harga, waktu atau informasi lain yang Anda mungkin perlu menyertakan sebelum Anda menulis surat Anda. Periksa detail daripada mengandalkan memori Anda.
Apakah saya memerlukan jawaban?
Banyak jenis surat bisnis memerlukan jawaban. Lain ditulis sebagai tanggapan atas surat yang telah diterima. Sebelum Anda mulai menulis, menentukan apakah atau tidak Anda memerlukan tindakan atau respon dari penerima. Permintaan Anda atau persyaratan harus sangat jelas. Dalam beberapa kasus, Anda bahkan mungkin perlu memberikan batas waktu untuk respon. Jika Anda memang membutuhkan jawaban, bagaimana seharusnya penerima menghubungi Anda? Menunjukkan informasi ini jelas juga. Anda mungkin ingin memberikan lebih dari satu pilihan, seperti alamat email dan nomor telepon.
Bagaimana saya bisa mengatur poin saya logis?
Pikirkan tentang bagaimana Anda akan mengatur pikiran Anda jika Anda berbicara daripada menulis kepada penerima. Pertama Anda akan memperkenalkan diri. Kedua Anda akan menyatakan kekhawatiran atau alasan untuk menulis. Setelah konten utama surat Anda, Anda akan mencakup informasi mengenai bagaimana Anda dapat dihubungi. Akhir surat juga merupakan tempat untuk mengekspresikan rasa syukur, berharap keberuntungan, atau simpati ditawarkan. Berikut adalah garis besar contoh:
PENERIMA
Karen Jacobson
Kenalan (bertemu dua kali sebelum, sebentar)
Judul: Presiden, Club Terbang
Alamat: 44 Windermere Drive, Waterloo, Ontario L1B 2C5
ALASAN
Untuk mengundang anggota dewan untuk tetap di papan untuk masa jabatan kedua.
Anggota lain menyarankan bahwa ia telah menikmati posisi ini dan telah berpikir tentang tinggal di.
Tidak ada relawan lain telah datang ke depan untuk mengambil alih pada akhir September.
KHUSUS RINCIAN
Jika dia memutuskan untuk tinggal di dia akan harus tersedia untuk pertemuan nasional pada 5 November.
Anggota Dewan yang tinggal selama dua istilah kadang-kadang diminta untuk mengambil tugas tambahan, seperti mengambil menit atau hosting acara sosial.
TANGGAPAN
Dia akan perlu untuk merespon dengan 1 September.
Dia bisa menghubungi saya melalui email atau telepon.
ORGANISASI
Kembali alamat lembaga kami
Karen Jacobson judul dan alamat
Salam: Dear Ms Jacobson
Paragraf pertama: Memperkenalkan diri sebentar – mengingatkan Karen di mana kami bertemu sebelumnya. Memberikan alasan saya untuk menulis: “Aku telah mendengar dari sejumlah anggota dewan yang Anda mungkin tertarik untuk tinggal selama masa jabatan kedua Kami akan sangat senang untuk memiliki Anda tinggal selama satu tahun lagi..”
Kedua ayat: Jelaskan apa jenis komitmen posisi ini akan melibatkan tahun ini (sekali pertemuan sebulan, pertemuan nasional, ditambah tugas tambahan mungkin)
Ayat Ketiga: Memberikan batas waktu untuk respon dan bagaimana untuk menghubungi saya.
Penutup: berkat Express Karen untuk sukarela waktunya tahun ini
Menulis Surat Bisnis
The “surat bisnis” Istilah membuat orang gugup. Banyak orang dengan bahasa Inggris sebagai bahasa kedua khawatir bahwa tulisan mereka tidak cukup maju untuk menulis bisnis. Hal ini tidak terjadi. Surat yang efektif dalam bisnis menggunakan pendek, kalimat sederhana dan kosa kata lugas. Surat mudah adalah dengan membaca, semakin baik. Anda akan perlu menggunakan transisi lancar sehingga kalimat Anda tidak tampak terlalu berombak.
Salam
Pertama dan terpenting, pastikan bahwa Anda mengeja nama penerima dengan benar. Anda juga harus mengkonfirmasikan gender dan judul yang tepat. Gunakan Ms untuk perempuan dan Mr untuk pria. Gunakan Mrs jika Anda 100% yakin bahwa seorang wanita menikah. Dalam keadaan kurang formal, atau setelah lama korespondensi mungkin diterima untuk mengatasi orang dengan nama pertama nya. Bila Anda tidak tahu nama seseorang dan tidak dapat menemukan informasi ini Anda dapat menulis, “Untuk Siapa Ini Mei Kepedulian”. Ini merupakan standar untuk menggunakan koma (usus besar di Amerika Utara) setelah salam tersebut. Hal ini juga memungkinkan untuk tidak menggunakan tanda baca sama sekali. Berikut adalah beberapa cara umum untuk mengatasi penerima:
Dear Mr Powell,
Dear Ms Mackenzie,
Sayang Frederick Hanson:
Sayang Editor-in-Chief:
Pelanggan Yang Terhormat
Dear Sir atau Madam:
Dear Madam
Dear Sir,
Hormat
Tuan-tuan:
Pertama ayat
Dalam sebagian besar jenis surat bisnis itu adalah umum untuk menggunakan ramah menyapa dalam kalimat pertama dari surat itu. Berikut adalah beberapa contoh:
Saya harap Anda menikmati musim panas yang cerah.
Terima kasih atas surat Anda jenis Januari 5.
Aku datang di sebuah iklan untuk perusahaan Anda di The Star hari ini.
Itu adalah senang bertemu Anda di konferensi bulan ini.
Saya menghargai kesabaran Anda menunggu jawaban.
Setelah pembukaan singkat Anda, menyatakan titik utama dari surat Anda dalam satu atau dua kalimat:
Saya menulis untuk menanyakan tentang …
Saya tertarik pada lowongan pekerjaan diposting di website perusahaan Anda.
Kami ingin mengundang Anda ke anggota hanya makan siang pada tanggal 5 April.
Kedua dan ketiga paragraf
Gunakan paragraf singkat untuk pergi ke lebih rinci tentang poin utama Anda. Jika satu paragraf adalah semua yang Anda butuhkan, jangan menulis paragraf ekstra hanya untuk membuat surat Anda terlihat lebih panjang. Jika Anda termasuk bahan sensitif, seperti menolak tawaran atau menginformasikan karyawan periode PHK, menanamkan kalimat ini di paragraf kedua daripada membuka dengan itu. Berikut adalah beberapa cara umum untuk mengungkapkan fakta-fakta yang tidak menyenangkan:
Kami menyesal untuk memberitahu Anda …
Hal ini dengan sangat sedih bahwa kita …
Setelah pertimbangan cermat kami telah memutuskan …
Akhir ayat
Paragraf terakhir Anda harus mencakup permintaan, pengingat, dan catatan pada lampiran. Jika perlu, informasi kontak Anda juga harus dalam ayat ini. Berikut adalah beberapa ungkapan yang umum digunakan saat menutup surat bisnis:
Saya berharap untuk …
Silakan menanggapi di awal kenyamanan Anda.
Saya juga harus mengingatkan Anda bahwa pertemuan dewan berikutnya adalah pada tanggal 5 Februari.
Untuk lebih jelasnya …
Jika Anda memerlukan informasi lebih lanjut …
Terima kasih untuk mengambil ini menjadi pertimbangan.
Saya menghargai umpan balik yang mungkin Anda miliki.
Terlampir Anda akan menemukan …
Jangan ragu untuk menghubungi saya melalui telepon atau email.
Penutupan
Berikut adalah beberapa cara umum untuk menutup surat. Gunakan koma antara penutupan dan nama tulisan tangan Anda (atau mengetik email). Jika Anda tidak menggunakan koma atau kolon dalam salam Anda, biarkan koma setelah penutupan frase:
Hormat kami,
Hormat saya,
Hormat kami,
Hormat
Terima kasih,
Semoga sukses
Semua yang terbaik,
Best of luck
Salam hangat,
Tips Menulis
Gunakan nada bicara.
Ajukan pertanyaan langsung.
Double-cek gender dan ejaan nama.
Gunakan suara aktif bila memungkinkan.
Gunakan modals sopan (akan mendukung kehendak).
Selalu merujuk kepada diri sendiri sebagai “I”.
Jangan menggunakan “kita” kecuali jelas persis siapa kata ganti mengacu.
Rewrite setiap kalimat atau permintaan yang terdengar samar-samar.
Jangan lupa untuk menyertakan tanggal. Hari-Bulan-Tahun yang konvensional di banyak negara, namun, untuk menghindari kebingungan, menulis bulan daripada menggunakan nomor (misalnya 5 Juli 2007
daniyant 